Het bloggen schiet er een beetje bij in nu ik fulltime freelancer ben. Dat is geen slecht teken, integendeel. Ik heb werk, ik heb het onwijs druk en enorm naar mijn zin. Wel merk ik dat ik tegen dingen aanloop waar geen enkel boek, artikel of freelinfluencer mij voor heeft gewaarschuwd en daarom: een ode aan mijn online brein. En een vraag aan mensen die dit niet hebben. Hoe dóen jullie het?
Toen ik begon met freelancen -jaja, welgeteld twee maanden geleden- dacht ik dat ik best wel kon multitasken en jongleren met verschillende klussen. Ik bedoel, ik heb voor 10 verschillende horecamerken tegelijk marketing gedaan. Hoe moeilijk kan freelancen zijn voor verschillende opdrachtgevers?
Boy was I wrong. Het jongleren met verschillende freelance functies is alsof je in elk stadje een ander schatje hebt en ze ook allemaal in dezelfde week moet zien. En mee uit eten wil gaan. En blijven slapen. En de dag erna weer naar de volgende en daarbij hetzelfde ritueel. Met je hoofd ben je nog bij de date van gisteren terwijl date Utrecht aan je vraagt of je rode of witte wijn bij je pasta wilt.
Gelukkig is voor dit alles een oplossing: (niet voor het ander-stadje-ander-schatje, dat is keuzes maken vriend)
Trello! (nospon)
Ik hoor iedereen zuchten, wéér een systeem, en dan ook Trello waar zoveel mensen (zoals ik) lyrisch over zijn. Either you love it or you hate it. Come over to the love side, it’s structured here.
Ik ben een creatief warhoofd die veel vergeet. Ik leef graag in het moment en heb niet heel vaak harde feiten in mijn hoofd zitten, laat staan mails die een week geleden verstuurd zijn. Ik jongleer nu drie agenda’s, vier mailboxen en een lading appgroepen waar je eng van wordt maar met mijn Trello-systeem heb ik alles altijd bij de hand.
Hoe werkt Trello voor mijn bedrijf?
Filters
Voor elke freelance klus heb ik een label waar ik per werkdag op filter. Als ik een dag heb voor bedrijf X zie ik alleen de taken/kaarten van bedrijf X. Dag erna voor bedrijf Y aan de slag? Filter, alleen de kaarten voor bedrijf Y. Zo hoef ik me op de dag zelf niet bezig te houden met wat ik allemaal nog moet doen voor een andere opdrachtgever. Ik wil ze mijn volledige aandacht kunnen geven op de dag dat ik voor ze werk. Op deze manier krijg ik dat beter voor elkaar.
Loggen
Alles wat ik op een dag binnenkrijg aan informatie, kennis, deadlines, linkjes, mails, afspraken of beslissingen sla ik op in Trello zodat ik het niet vergeet en er altijd bij kan. “Hoeveel posters hadden we besteld voor de posterronde van volgende week?” is geen info dat rentfree in mijn hoofd hoeft te bestaan, het staat ergens in een kaartje en die heb ik er zo bij.
Inspiratie on-the-move
Stel, je staat bij de trein te wachten en ineens schiet je een fantastisch idee te binnen voor een advertentie of tekst. Geen pen en papier bij de hand maar wel je telefoon? Even snel in Trello knallen, dan staat het ergens en hoef je nooit meer op maandagochtend je geniale idee naar boven te halen, die je al vergeten bent want je ging met de trein naar een borrel.
Trello heeft gifjes
Dit heeft geen uitleg nodig.
Kalenderfunctie
Trello werkt met upgrades, maar de belangrijkste krijg je meestal gratis (gifjes, en de kalenderupdate.) Je kan data en deadlines aan je kaarten hangen waarna ze in je kalender komen te staan. Zo zie je in een oogopslag wat een drukke week wordt en wanneer er deadlines aan zitten te komen. Zo fijn overzichtelijk!
Samenwerken
Zie het als social media. Je kan mensen taggen, toewijzen aan kaarten, filteren op jezelf en op anderen, en het maakt teamwork leuk. Daarnaast kan je al je documenten erin kwijt, PDF’s, afbeeldingen, tekst, video’s dus je hebt al je werk op een plek.
Nadelen van Trello
Heeft Trello dan geen nadelen? Zeker wel. Elk programma zoals deze heeft voor- en nadelen. Het grootste probleem wat ik heb met Trello is dat het niet van ‘mij’ is. Als Trello straks besluit een update door te voeren (zoals Instagram nu de wereld aan het verpesten is) kan het zo zijn dat het voor mij niet meer werkbaar is. Ook als er een server ergens springt ben ik misschien alles kwijt, en als het verkocht wordt aan de Russen kan het zomaar zijn dat mijn geniale idee gejat wordt. Als een dienst gratis is ben jij het product.
Nu heb ik het volste vertrouwen in de servers van Trello en verwacht ik niet zo snel een verkoop van de software, maar dit zijn wel dingen om over na te denken. Gelukkig is het verdienmodel van Trello upsell naar premium, komt het bedrijf uit Australië en draaien ze elke 24 uur een versleutelde backup.
Nog een nadeel is dat ik er soms teveel op vertrouw. Maar goed dat is verder aan mij. Ik kan ook vergeten een afspraak in mijn agenda te zetten. Of het nou een papieren agenda is of een online tool; vergissen is menselijk.
Conclusie
Neem Trello, doe het jezelf aan. Ik heb nu in dit artikel 16 keer Trello gebruikt (nu 17) dus hopelijk vergeet je ‘m niet wanneer een collega begint over het implementeren van een online samenwerk tool. (Trello heeft gifjes, vind ik een prima argument! (18))